Ab Juli 2025 wird es ernst – Kassenmeldepflicht und Verfahrensdokumentation

Seit 1.Januar 2025 besteht die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Die Daten müssen elektronisch per ELSTER-Zugang übermittelt werden. Die Frist endet am 30.Juni 2025.  Wer noch keine Verfahrensdokumentation für seine Kasse bzw. Kassensystem erarbeitet hat, der muss sich ranhalten.  Das ist keine Aufgabe die man „schnell mal so macht“. Die Regelung der Grundlagen hat das Bundesministerium für Finanzen in den §146 Abs. 1Satz 1f AO bis §146b Abs „AO aufgezeichnet.

Der Aufwand ist komplex und umfangreich. Ich empfehle mit dem Kassenhersteller bzw. dem -Vertrieb und dem Steuerberater die Vorgehensweise zu besprechen. Ist die aktuell eingesetzte Kasse/Kassensystem überhaupt für das geforderte Sicherungssystem TSE geeignet? Kann durch eine Veränderung des Geschäftsmodells darauf verzichtet werden, oder sollte man einen Schlussstrich ziehen und die Geschäftstätigkeit beenden?

Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff. Welche Unterlagen und Informationen müssen bereitgestellt und jederzeit abrufbar sein? Handbücher und Bedienungsanleitungen, Progammieranleitung, Protokolle alles muss vorhanden sein. Wenn das Modell vom Markt genommen wird, sind meist die online gestellten Bedienungsanleitungen nicht mehr vorhanden. Ist die Datensicherung mit genügend Speicher ausreichend?  Bei manchen Modellen reicht der TSE Speicher nur für 4 bis 5 Jahre. Werden die Daten in einer Cloud oder auf Festplatte gespeichert? Können die Daten später wieder abgerufen werden, wenn z.B. die Kasse zurückgegeben wird (Leasing)? Ist der Zugang zur Cloud auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung gewährleistet?  Aufbewahrungsfrist der Daten ist 10 Jahre.

Journaldaten, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen sind aufzubewahren. Einsatzort, Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, Kreditkarte, etc.) sind zu speichern. Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren. Alle Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse  getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Die Verfahrensdokumentation soll die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleisten, und ist wie ein Handbuch aufgebaut. Da ist auch die Zusammenarbeit mit dem Kassenhersteller bzw. dem Vertrieb erforderlich. Es ist offen aufgebaut und wird in regelmäßigen Abständen überarbeitet und ergänzt.  Die Verfahrensdokumentation ist bei einer Kassennachschau bereitzuhalten. Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung. Sie kann jederzeit ohne Ankündigung in den Betriebsräumen durchgeführt werden.  Ich empfehle das Gespräch mit dem Steuerberater, der über das Vorgehen bei einer Kassennachschau aufklärt. Empfehlenswert ist die Schulung der Servicemitarbeiter über ihr Verhalten und Zuarbeit bei einer Kassennachschau.

Wer seiner Pflicht zur Meldung der Kasse nicht nachkommt, steht im Focus der Finanzbehörde, und kann sich schon mal auf einen unangemeldeten Besuch der Beamten einstellen.

Die Kassenmeldepflicht wird beitragen, dass sich die gastronomische Landschaft, besonders im ländlichen Raum, weiter ausdünnen wird.

Aufreger auf Social Media – die Trinkgeldtasten bei Kassen-Terminals

gibt man weniger Trinkgeld wenn man mit Karte bezahlt ?

Der Aufreger – der inflationäre Einsatz vorgegebener Trinkgeld % bei Kartenzahlung, wenn man sich an der Ladentheke einen Snack oder Kaffee auf die Schnelle holt. Das ist manchem Verbraucher einfach too much.

Neue Kartenlesegeräte verlangen nach Trinkgeld, selbst wenn man sich nur etwas zum Mitnehmen holt. Wann wurde aus dem Zeichen der Wertschätzung eine Selbstverständlichkeit, die man einfordern kann?

Oft ist die Suche nach der „Ich will kein Trinkgeld geben“-Taste vergebens, meist werde ich von den Verkäufern schief angeschaut wenn ich sie darauf anspreche. Bei Selbstbedienung liegt der Service beim Kunden, deshalb muss doch kein Trinkgeld gegeben werden, sagen auch Experten für Benimmregeln.

Anders mag es in der Gastronomie sein, wo kompetente Beratung und ein Lächeln durchaus Trinkgeld rechtfertigen. Trinkgeld sollt eine Anerkennung für guten Service sein, statt als Selbstverständlichkeit von Unternehmern vorausgesetzt wird, um den MitarbeiterInnen mit diesem Zusatzeinkommen „bei der Stange zu halten“. Um gute Leute zu finden und zu begeistern, muss der Arbeitgeber einen fairen Lohn garantieren, denn die Pandemie hat gezeigt, unsere Mitarbeiter finden schnell einen neuen Job mit nicht so unfreundlichen Arbeitszeiten und wo das Sozialleben nicht auf der Strecke bleibt.

In den USA gerät das Trinkgeldsystem komplett aus der Norm, bis zu 30% werden erwartet, egal wie gut oder mies der Service war. Wer wenig gibt als Gast, wird schief angesehen und kann sich auf negative Kommentare gefasst machen. Die Arbeitgeber kalkulieren den Tip beim Lohn mit ein und sind wichtiger Bestandteil des Entgelts. Diese Entwicklung wäre in unserem Geschäft kontraproduktiv, die Gäste wollen sicher nicht auch noch einen Obolus auf die Verzehrrechnung drauflegen.

eine Verfahrensdokumentation bringt Sicherheit

wer einen Foodtruck oder Imbiss betreibt und keine elektronische Kasse einsetzt, kann eine offene Ladenkasse einsetzen. Beim Gespräch mit dem Steuerberater bzw. Steuerberaterin sollten erforderliche Maßnahmen besprochen werden. Erforderlich ist vor Betriebsbeginn den Kassenbestand zu erfassen, und nach Betriebsende den Barbestand zu zählen und zu dokumentieren. Die tägliche Aufzeichnung in einem Kassenbuch ist notwendig. Eine Aufzeichnung über Eigenverbrauch und Verlust ist vorteilhaft. Eine Zählliste über die verkauften Einheiten wird für mehr Klarheit sorgen.

In Zusammenarbeit mit Beratern ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation von großem Vorteil. Sie unterstützt bei der täglichen Arbeit, bringt Sicherheit für die MitarbeiterInnen, gibt Handlungsanweisungen, damit ein ordentlicher Geschäftsbetrieb und der Umgang mit Bargeld und Kasse geregelt ist. Das richtige Verhalten gegenüber Aufsichtspersonen gehört selbstverständlich zum Inhalt.

Wirtschaft zur ewigen Ruh, heute geschlossen und morgen zu

Aktuell gibt es Meldungen, gastronomische Einrichtungen würden landauf landab kurzfristig schließen. Bürgermeister und Verwaltungen, Verpächter sind oft ratlos. Betreiber ziehen die Reißleine. Nicht nur personelle Engpässe, in erster Linie wirtschaftliche Gründe zwingen zum Handeln. In Thüringen sucht eine Gemeinde aktuell einen Wirt, der bei der Gemeinde angestellt würde, um das letzte Gasthaus im Ort zu bewirtschaften. Sicherlich eine gute Möglichkeit, um den künftigen Wirt oder Wirtin nicht komplett ins kalte Wasser zu werfen und sich seinem finanziellen Schicksal zu überlassen. In Kommunen schließen sich Einwohner zu einer Genossenschaft oder eines Vereins zusammen und übernehmen ein verwaistes Gasthaus um es nach Renovierung wieder als wichtiger Treffpunkt der Gemeinde zu eröffnen. Sie leisten viel Eigenarbeit und investieren Kapital. Wenn dann die Pachthöhe stimmt, ist es einfacher einen Wirt zu finden. Auch der Eigenbetrieb des Gasthauses durch eine Betriebsgesellschaft der Mitglieder ist möglich, wenn genügend finanzielle Mittel eingebracht werden und den Geldgebern der Erhalt wichtiger als der Rückfluss des eingesetzten Kapitals.

bevor es zum Gast geht – in den Spiegel schaun

für erholsame Tage zum Regenerieren in der hektischen Zeit vor Weihnachten buchten wir uns in ein Wellneshotel mit vier Sternen ein.  Abends wurde ein Büffet aufgebaut. Der Koch hatte eine saubere Jacke und eine ordentliche Schürze umgebunden. Leider war der Torchon de cuisine (Küchenhandtuch) optisch nicht mehr der Schönste. Er hatte einige Gebrauchsspuren und lies Rückschlüsse über die Bestandteile des zubereiteten Abendessen zu.  Damit hat er die Behälter in die Büffetstation eingesetzt. Mein Blick ging auf sein Schuhwerk, und das sah erschreckend aus. Diese Latschen gehören in die Tonne. Mit solch einem Schuhwerk kann man nicht mal mehr in der Küche ordentlich auf den Füßen stehen und gehen. „Zeige mir deine Schuhe und ich sage dir wer du bist“. „Ein guter Beobachter sieht am Zustand der Schuhe, mit wem er es zu tun hat.“ (Honoré de Balzac, französischer Schriftsteller, 1799 -1850).

Wie schon Frank Rosin in seiner Retter-Helfer-Sendung zu den Protagonisten sagte – „Ich habe bei euch ein Outfitproblem“

wie umgehen mit Reservierungen und Gästen die nicht erscheinen

da ist viel Fingerspitzengefühl gefordert ….. und klare Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter …. Gäste reagieren verständnisvoll auf die Regelung, wenn man klar kommuniziert. Mit einem Reservierungssystem/ -portal oder – tool lässt sich eine Gebühr einfacher erheben. Die AGB`s müssen im Vorfeld angepasst werden, bzw. rechtskonform sein. Gute Erfahrung habe ich mit einer telefonischen Bestätigung der Reservierung durch die Gäste zwei Stunden vor Erscheinung gemacht. Keine Bestätigung – kein Tisch. Der Tisch wird 10 Minuten lang freigehalten, dann ist er weg. Der Gast wird bei einer Verzögerung telefonisch das Restaurant informieren. Bei größeren Veranstaltungen oder Feiern ist es notwendig, eine schriftliche Vereinbarung abzuschließen. Darin sollten alle Vertragsbedingungen enthalten sein.

Wenn der Gast nicht fristgemäß absagt, verstößt er gegen seine vorvertraglichen Pflichten. Dem Gastronomen steht ein Schadensersatz zu. Allerdings muss der Gast im Vorfeld auch wirklich klar und deutlich auf die Folgen hingewiesen worden sein.

Eine Möglichkeit die Auslastung des Restaurants zu erhöhen ist die Einführung eines Zeitlimits. Ein Time-Slot ist häufig auf eineinhalb oder zwei Stunden begrenzt. Gaststätten geben einen konkreten Zeitraum vor, für den ein Tisch reserviert werden kann. Für Gastronomen bedeutet das mehr Planungssicherheit und mehr Umsatz. Ich besuche Restaurants gerne am frühen Abend ab 17/18 Uhr und treffe auf engagierte Serviceleute die mich sofort hinweisen, ein Tisch wird nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung stehen. Der Tisch ist ab 19 Uhr vergeben.

Ein gehobenes Restaurant in Münchner Raum verklagte ein Firma auf Schadenersatz. Das Amtsgericht in München hat zu Gunsten des Restaurants entschieden. Zur Weihnachtszeit 2023 hatte die Firma eine Reservierung für ihre Jahresfeier gemacht. Es wurde ein Menü für 15 Gäste zu 125 € p. P. bestellt. Alles war im Restaurant vorbereitet, doch die Feierwilligen kamen nicht. Eine Absage der Veranstaltung vom Auftraggeber fand nicht statt. Das Gericht entschied, das Unternehmen muss Schadensersatz in Höhe von 2500 € an den Wirt zahlen. Ein Grund sah das Gericht auch darin, die Auftraggeber hätten nicht erklärt, warum sie nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erschienen sind. Der Schaden, auch verursacht durch die vorbereiteten Speisen, welche nicht mehr anders verwendet werden konnten. Zudem wurde der entgangene Getränkeumsatz  in die Schadenshöhe mit einberechnet.

Eine Abteilungsleiterin, verantwortlich in einem 4 Sterne Hotel für das Bankettgeschäft, erzählte von ihrem Erlebnis mit einen Hochzeitspaar. Tolle Veranstaltung mit 120 Personen im Schlosspark. Oldtimer, Fotograf, Lifemusik, Feuerwerk, und weiße Tauben, festliches Menü, Feiern bis in die Morgenstunden und Übernachtung in der Hochzeitssuite. Die Rechnung über 20 000 € ging zeitnah raus und kam zurück. Der Bräutigam verwies auf die Braut, die Braut auf ihren  Angetrauten. Zum begleichen der erbrachten Leistungen wollte keiner der verantwortliche  Ansprechpartner sein. Das eheliche Handtuch war in der darauffolgenden Woche zerrissen. Die Angelegenheit wurde dem Inkasso übergeben.  Die Geschäftsleitung hat entschieden, eine Veranstaltung findet nur statt, wenn eine Woche vor Termin 80% des kalkulierten Betrages auf dem Konto eingegangen sind.

Ein Kollege bietet Events an. Die Reservierung erfolgt über seine Homepage – die Bezahlung erfolgt vor Ort in bar. Er informiert seine Teilnehmer, die Stornierung ist bis 5 Tage vorher kostenlos. Absagen sind schriftlich zu erfolgen. Bei Nichterscheinen behält er sich vor, den bereits bezahlten Menüpreis nicht zu erstatten; bzw. diesen in Rechnung zu stellen. Bei kurzfristigen Absagen/Stornierungen werden die Ausfallkosten in Höhe von 100 € pro Person erhoben. Alternativ können die Plätze an Dritte weitergegeben werden.

Betriebsschließungen zum Jahresende

Meldungen häufen sich, in vielen Gastrobetrieben wird zum Jahresende „Schicht im Schacht“ sein.

Das Jahr mit der angepassten Umsatzsteuer von 19% auf Speisen hat Gastronomen schwer zugesetzt. Neben Mitarbeitermangel, Inflation, gestiegenen Energiepreisen leiden die Wirte unter der schlechten wirtschaftlichen Lage. Die Gaststätten laufen dem Vor-Corona-Niveau hinterher. Preisbereinigt setzen die Betriebe aktuell fast 18% weniger um als im Vor-Corona-Zeitraum. Betreiber sehen nach den zurückliegenden Monaten keine Besserung. Auch geben verstärkt langjährige Wirte zum Jahresende auf. Einige haben den Renteneintritt längst erreicht, keine Nachfolger sind in Sicht, da bleibt dieser Schritt zur Betriebsaufgabe unausweichlich. Aktive Kollegen sehen die Entwicklung mit großer Sorge. Ein Gastronom aus Mecklenburg-Vorpommern fragt sich besorgt, wo soll das noch hinführen – der Tourismus wird noch stärker leiden. In der vergangenen Sommersaison haben schon viele Wirte das Speiseangebot und die Öffnungszeiten stark eingedämmt. Urlauber stehen vor verschlossenen Türen. Nicht nur an den Küsten Deutschlands wird das gastronomische Angebot immer knapper, auch in den bayrischen Regionen der bekannten Seen sehen Anbieter von Ferienwohnungen die Entwicklung mit großer Sorge. Ihre Gäste wollen in die Wirtshäuser einkehren, leider wird das gastronomische Angebot durch Betriebsschließungen stark eingeschränkt.

Probleme beim Finden von geeignetem Personal

Personalmangel ist in der Gastronomie allgegenwärtig. Die Kochausbildung hat immer weniger Bewerber. Von 2000 bis Heute gab es einen Rückgang der Auszubildenden von fast 70%. Dazu kommt der Anstieg der Krankheitstage von 9 Tage auf 15 Tage in der Gastrobranche. Das ist bei uns ein riesiges Problem. Was tun, wenn es an allen Ecken und Enden an Personal fehlt?

Die Branche ist seit Jahrzehnten multikulturell aufgestellt. Sprachkurse helfen Mitarbeitende zu finden. Auch die Unterstützung bei der Integration ist wichtig. Flache Hierarchien, Einbindung der KollegenInnen, auch eigene Entscheidungen zu treffen. Angepasste Arbeitszeitmodelle, Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche bei der Dienstplanung. Nicht einfach ins kalte Wasser werfen – quasi mach mal – sondern Step by Step. Einen Paten zur Seite geben, um für die ersten Tage einen persönlichen Ansprechpartner zu haben. Social Media hat die Nase vorn. Da ist Schnelligkeit gefragt, Eine Rückmeldung muss innerhalb eines halben Tag erfolgen. Auch der Einsatz eines Content Creater ist eine Möglichkeit und hat die geeigneteren Kanäle und die richtige Ansprache der potentiellen Stelleninhaber besser im Fokus.

Verringertes Angebot und eingeschränkte Öffnungszeiten sind keine gute Lösung – schon gar nicht für den Umsatz.

Wichtig, eingefahrene Strukturen von Grund auf zu ändern – die Planung und Organisation der Küche, Arbeitsabläufe strukturieren und optimieren. Geeignete Geräte für einen optimalen Einsatz finden. Möglichkeiten suchen, wie das Garen über Nacht, Langzeitgaren, Finishing, Vorbereitung und Zubereitung zeitlich trennen. Der Einsatz von High Convenience Produkten als Grundlage des Mise en Place.

Geschälte Kartoffeln, geputztes Gemüse und küchenfertig vorbereitete Salate sind seit vielen Jahren in den Küchen zu finden. Vorgefertigte Menükomponenten, Suppen, Soßen die in Manufakturen produziert werden, sind fester Bestandteil des Speisenangebotes. Am Einsatz dieser Produkten führt kein Weg vorbei, um die Mitarbeiter in der Küche zu entlasten. Sie können sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren. Für den Gast ist das Ergebnis auf dem Teller wichtig. Es muss einfach nur lecker sein.

Umsetzung der EU Verordnung Nr.852/2004 auf Weihnachtsmärkten

Alle Jahre wieder, auf einem Weihnachtsmarkt in Schleswig-Holstein gab es die selbstgebackenen Kuchen und Torten der Landfrauen. Die Kreisbehörde überprüft aktuell Veranstaltungen und Weihnachtsmärkte. Laut Verordnung gelten die Landfrauen als „Lebensmittelunternehmen“. Und für die gelten Regeln, die für jeden Hersteller von Lebensmittel verpflichtend sind. Die verantwortlichen Behörden kontrollieren und sprechen Verbote aus. Aus diesem Grund stellen die Landfrauen der Verkauf ein.

Keine Ausnahme – zur Erfüllung der lebensmittelrechtlichen Anforderungen durch Kennzeichnung ist nicht erlaubt. Dies sieht der Gesetzgeber nicht vor. Auch der Hinweis auf einem „Warnschild“ – Verzehr auf eigene Gefahr, ist nicht rechtskonform.

Ausnahmen sind ggf. möglich, müssen  im Vorfeld der Veranstaltung mit den Behörden des Verbraucherschutzes abgeklärt werden.

Unternehmer muss teuren und nicht eingeplanten Neustart stemmen

Ein Unternehmer erwirbt eine Lebensmittel herstellende Firma. Altersbedingt gaben die Betreiber die Firma an jüngere Hände ab. Nach wenigen Monaten bekommt er die Mitteilung der Behörden, dass die Räumlichkeiten nicht den lebensmittelhygienischen Anforderungen genügen. Der Vorbesitzer hatte in den vergangen Monaten vor Verkauf noch einmal ca. 40 000 € in die Betriebsräume investiert. Die Geschäftspartner waren der Auffassung, der Betrieb könne nahtlos weitergeführt werden. Eine Sanierung würde 150 000 € kosten.  Kurzfristig muss nun eine alternative Betriebsstätte umgebaut werden, damit die Produktion fortgesetzt werden kann. Das alles ist mit viel Aufwand und Kapitaleinsatz verbunden.

Das kann existenzvernichtend sein.

Aus diesem Grund ist bei einer geplanten Geschäftsübernahme im Vorfeld der Kontakt mit den verantwortlichen Behörden zu suchen. Die Auflagen bzw. die Entscheidungen der Ämter sind  für die Kaufpreisfindung von großer Entscheidung.