Ab Juli 2025 wird es ernst – Kassenmeldepflicht und Verfahrensdokumentation
Seit 1.Januar 2025 besteht die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Die Daten müssen elektronisch per ELSTER-Zugang übermittelt werden. Die Frist endet am 30.Juni 2025. Wer noch keine Verfahrensdokumentation für seine Kasse bzw. Kassensystem erarbeitet hat, der muss sich ranhalten. Das ist keine Aufgabe die man „schnell mal so macht“. Die Regelung der Grundlagen hat das Bundesministerium für Finanzen in den §146 Abs. 1Satz 1f AO bis §146b Abs „AO aufgezeichnet.
Der Aufwand ist komplex und umfangreich. Ich empfehle mit dem Kassenhersteller bzw. dem -Vertrieb und dem Steuerberater die Vorgehensweise zu besprechen. Ist die aktuell eingesetzte Kasse/Kassensystem überhaupt für das geforderte Sicherungssystem TSE geeignet? Kann durch eine Veränderung des Geschäftsmodells darauf verzichtet werden, oder sollte man einen Schlussstrich ziehen und die Geschäftstätigkeit beenden?
Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff. Welche Unterlagen und Informationen müssen bereitgestellt und jederzeit abrufbar sein? Handbücher und Bedienungsanleitungen, Progammieranleitung, Protokolle alles muss vorhanden sein. Wenn das Modell vom Markt genommen wird, sind meist die online gestellten Bedienungsanleitungen nicht mehr vorhanden. Ist die Datensicherung mit genügend Speicher ausreichend? Bei manchen Modellen reicht der TSE Speicher nur für 4 bis 5 Jahre. Werden die Daten in einer Cloud oder auf Festplatte gespeichert? Können die Daten später wieder abgerufen werden, wenn z.B. die Kasse zurückgegeben wird (Leasing)? Ist der Zugang zur Cloud auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung gewährleistet? Aufbewahrungsfrist der Daten ist 10 Jahre.
Journaldaten, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen sind aufzubewahren. Einsatzort, Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, Kreditkarte, etc.) sind zu speichern. Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren. Alle Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse getrennt geführt und aufbewahrt werden.
Die Verfahrensdokumentation soll die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleisten, und ist wie ein Handbuch aufgebaut. Da ist auch die Zusammenarbeit mit dem Kassenhersteller bzw. dem Vertrieb erforderlich. Es ist offen aufgebaut und wird in regelmäßigen Abständen überarbeitet und ergänzt. Die Verfahrensdokumentation ist bei einer Kassennachschau bereitzuhalten. Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung. Sie kann jederzeit ohne Ankündigung in den Betriebsräumen durchgeführt werden. Ich empfehle das Gespräch mit dem Steuerberater, der über das Vorgehen bei einer Kassennachschau aufklärt. Empfehlenswert ist die Schulung der Servicemitarbeiter über ihr Verhalten und Zuarbeit bei einer Kassennachschau.
Wer seiner Pflicht zur Meldung der Kasse nicht nachkommt, steht im Focus der Finanzbehörde, und kann sich schon mal auf einen unangemeldeten Besuch der Beamten einstellen.
Die Kassenmeldepflicht wird beitragen, dass sich die gastronomische Landschaft, besonders im ländlichen Raum, weiter ausdünnen wird.