wie umgehen mit Reservierungen und Gästen die nicht erscheinen
da ist viel Fingerspitzengefühl gefordert ….. und klare Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter …. Gäste reagieren verständnisvoll auf die Regelung, wenn man klar kommuniziert. Mit einem Reservierungssystem/ -portal oder – tool lässt sich eine Gebühr einfacher erheben. Die AGB`s müssen im Vorfeld angepasst werden, bzw. rechtskonform sein. Gute Erfahrung habe ich mit einer telefonischen Bestätigung der Reservierung durch die Gäste zwei Stunden vor Erscheinung gemacht. Keine Bestätigung – kein Tisch. Der Tisch wird 10 Minuten lang freigehalten, dann ist er weg. Der Gast wird bei einer Verzögerung telefonisch das Restaurant informieren. Bei größeren Veranstaltungen oder Feiern ist es notwendig, eine schriftliche Vereinbarung abzuschließen. Darin sollten alle Vertragsbedingungen enthalten sein.
Wenn der Gast nicht fristgemäß absagt, verstößt er gegen seine vorvertraglichen Pflichten. Dem Gastronomen steht ein Schadensersatz zu. Allerdings muss der Gast im Vorfeld auch wirklich klar und deutlich auf die Folgen hingewiesen worden sein.
Eine Möglichkeit die Auslastung des Restaurants zu erhöhen ist die Einführung eines Zeitlimits. Ein Time-Slot ist häufig auf eineinhalb oder zwei Stunden begrenzt. Gaststätten geben einen konkreten Zeitraum vor, für den ein Tisch reserviert werden kann. Für Gastronomen bedeutet das mehr Planungssicherheit und mehr Umsatz. Ich besuche Restaurants gerne am frühen Abend ab 17/18 Uhr und treffe auf engagierte Serviceleute die mich sofort hinweisen, ein Tisch wird nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung stehen. Der Tisch ist ab 19 Uhr vergeben.
Ein gehobenes Restaurant in Münchner Raum verklagte ein Firma auf Schadenersatz. Das Amtsgericht in München hat zu Gunsten des Restaurants entschieden. Zur Weihnachtszeit 2023 hatte die Firma eine Reservierung für ihre Jahresfeier gemacht. Es wurde ein Menü für 15 Gäste zu 125 € p. P. bestellt. Alles war im Restaurant vorbereitet, doch die Feierwilligen kamen nicht. Eine Absage der Veranstaltung vom Auftraggeber fand nicht statt. Das Gericht entschied, das Unternehmen muss Schadensersatz in Höhe von 2500 € an den Wirt zahlen. Ein Grund sah das Gericht auch darin, die Auftraggeber hätten nicht erklärt, warum sie nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erschienen sind. Der Schaden, auch verursacht durch die vorbereiteten Speisen, welche nicht mehr anders verwendet werden konnten. Zudem wurde der entgangene Getränkeumsatz in die Schadenshöhe mit einberechnet.
Eine Abteilungsleiterin, verantwortlich in einem 4 Sterne Hotel für das Bankettgeschäft, erzählte von ihrem Erlebnis mit einen Hochzeitspaar. Tolle Veranstaltung mit 120 Personen im Schlosspark. Oldtimer, Fotograf, Lifemusik, Feuerwerk, und weiße Tauben, festliches Menü, Feiern bis in die Morgenstunden und Übernachtung in der Hochzeitssuite. Die Rechnung über 20 000 € ging zeitnah raus und kam zurück. Der Bräutigam verwies auf die Braut, die Braut auf ihren Angetrauten. Zum begleichen der erbrachten Leistungen wollte keiner der verantwortliche Ansprechpartner sein. Das eheliche Handtuch war in der darauffolgenden Woche zerrissen. Die Angelegenheit wurde dem Inkasso übergeben. Die Geschäftsleitung hat entschieden, eine Veranstaltung findet nur statt, wenn eine Woche vor Termin 80% des kalkulierten Betrages auf dem Konto eingegangen sind.
Ein Kollege bietet Events an. Die Reservierung erfolgt über seine Homepage – die Bezahlung erfolgt vor Ort in bar. Er informiert seine Teilnehmer, die Stornierung ist bis 5 Tage vorher kostenlos. Absagen sind schriftlich zu erfolgen. Bei Nichterscheinen behält er sich vor, den bereits bezahlten Menüpreis nicht zu erstatten; bzw. diesen in Rechnung zu stellen. Bei kurzfristigen Absagen/Stornierungen werden die Ausfallkosten in Höhe von 100 € pro Person erhoben. Alternativ können die Plätze an Dritte weitergegeben werden.